TEMA VII

ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS

1.- Indique tres de los posibles errores, usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.

R.- a. No es recomendable concebir las nuevas tecnologías e Internet, como una moda o una forma de estar al día. Lo saludable es acompañar la decisión de una evaluación y de un análisis lo más detallado posible en torno a las facilidades, posibilidades y pasos que es necesario adelantar para lograr una instalación exitosa.

b.- 1. La decisión de instalar Internet no se puede asumir suponiendo que las nuevas tecnologías resuelven, de manera automática, los aspectos de productividad y competitividad de la empresa. O lo que es lo mismo, las nuevas tecnologías no pueden concebirse como un sustituto de la gerencia. La calidad, productividad y competitividad de la empresa dependen de una adecuada gestión, que las TIT pueden, sin duda, potenciar y complementar.

c. La instalación de las TIT en la empresa conlleva cambios en la organización y en la gerencia y, en tal sentido, no deben concebirse como algo que se añade a la forma en que tradicionalmente se ha gerenciado la organización. Hacerlo de este modo es un camino que garantiza el fracaso.

2.- Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME.

a. Las empresas pequeñas y medianas carecen de una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.

b. Las micro, pequeñas y medianas empresas operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.

c. Esta cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.

3.- Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.

a. Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.

b. Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.

c. Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.

d. Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de autodiagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.

e. Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.

4.- Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.

a.- FASE I: Superando barreras. Encuesta #1: Las respuestas que se obtengan permitirán al dueño del negocio identificar las áreas en las que debe concentrar la atención. Si el número de respuestas negativas excede las positivas, indica que el empresario debe realizar un esfuerzo mayor y que se encuentre en un estadio elemental con respecto a las nuevas tecnologías. Además ayuda a conocer el grado de utilización por parte de la empresa para confeccionar el plan de negocio. En esta fase se va a recabar detalles de la información, conocimiento, grado de utilización actual y estrategias de desarrollo en la empresa.

Además, la búsqueda de información e s una actividad de fácil realización, barata y eficaz. Se recomienda construir un plan de trabajo que incluya un conjunto de acciones de búsqueda tales como:

• Establecer contacto con empresas que han instalado Internet a objeto de indagar y recopilar información de primera mano alrededor de temas como beneficios, impactos, etc.

• Promover conjuntamente con las organizaciones en las que participa, la realización de talleres de trabajo para discutir el tema.

• Participar en sesiones de trabajo, reuniones y cursos sobre el tema.

• Establecer contacto con las empresas proveedoras de servicios y productos para indagar acerca de los beneficios e impactos de las nuevas tecnologías.

b. FASE II: La decisión. Encuesta #2.a: Permite evaluar el grado de conciencia del dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías. En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión. Para ello se recomienda continuar con la búsqueda de información, completando la fase I. Si por el contrario predominan las respuestas positivas, se recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios esperados y previsibles.

c. FASE III: Caracterización de la situación actual de la empresa. Encuesta #2.b: Permite situar a la empresa en un estadio específico. El análisis general se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de lasa TIT.

d. FASE IV: Evaluar y preparar a la Organización para la instalación de las TIT. Esta fase pretende, en principio, articular la instalación de las nuevas tecnologías e Internet al plan de negocios y procesos a desarrollar al interior de la empresa. El análisis deberá concentrarse en aquellas áreas que la empresa ha seleccionado para iniciar el proceso de instalación de las TIT. Para cada área o función se presenta un modelo de referencia que incluye las posibilidades que Internet provee. Además, con el fin de optimizar la decisión, se incorporan también las consecuencias que su uso acarrea a la empresa.
Entre las áreas funcionales que es primordial articular con la incorporación de Internet, en el plan de negocios, se tienen:

• Desarrollo de proveedores. Encuesta #3: Las siguientes preguntas permiten determinar el interés y motivación de la empresa para instalar Internet con el fin de establecer una mejor relación con los proveedores. También permiten establecer la presión que ejercen las empresas proveedoras para instalar las TIT, así como las facilidades que proporcionan.

• Clientes, publicidad y mercadeo. Encuesta #4.a: Ayudan a evaluar la situación en cuanto a la relación de la empresa con sus clientes para poder determinar si se justifica instalar internet para mejorar y facilitar su relación con el mercado que atiende.

• Capital humano (Talento Humano). Encuesta #4.b: Entre las ventajas de la formación en línea se encuentra la flexibilidad horaria, ya que para las empresas pequeñas no resulta sencillo prescindir de los empleados en sus horarios de trabajo. Además, la formación en línea ofrece flexibilidad en el ritmo de estudio y el espacio en el que se lleve a cabo. Todo ello se traduce, asimismo, en una importante reducción de los costos de capacitación.

Internet también contribuye a abaratar los costos de la búsqueda y selección de personal. Tanto si se desarrolla al interior de las empresas o se adelanta con el concurso de empresas responsables y especializadas en ésta área. Además, en la gestión diaria, manejo de nómina, evaluación y desarrollo, este medio brinda facilidades adicionales que permiten mejorar de modo sustancial los procesos.

• Administración y gestión de empresa. Encuesta #5.a: Utilizar el software e Internet en la gestión diaria de la empresa posee las siguientes ventajas:

Facilita el manejo del almacén, el inventario, las cuentas por cobrar y pagar, el pago de nómina y el de los proveedores.

Impacta y facilita el manejo contable y la administración de los archivos de información.

Permite un mejor control sobre los tiempos de despacho, los tiempos de cobranza y pago a proveedores, el manejo de los esquemas presupuestarios, la información para llevar la contabilidad de costos, etc.

Permite el suministro de información oportuna y en tiempo real.

Facilita el saneamiento de la administración y permite detectar a tiempo algún tipo de irregularidad administrativa.

Finalmente, todo esto contribuye a reducir de manera significativa los costos de la administración de la empresa.

• Información. Encuesta #5.b: Lo extenso de la información que circula en Internet permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la información que requiere: Información económica y social, sobre el marco legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad económica, entre muchas más. Una porción significativa de la información que circula en la red es de libre acceso, lo cual significa que a relativamente bajo costo y con un click el empresario puede construir la información que requiere.

• Seguridad. Encuesta #5.c: Se han desarrollado soluciones eficientes tanto en software como en hardware. Compete a quienes dirigen el negocio desplegar la estrategia y las medidas que garanticen la adecuada protección de la información. Se dispone de una serie de herramientas que permite mantener los equipos y respaldar la información para recuperarla en caso de pérdida, tales como: Programas antivirus, programas de seguridad de Internet, cortafuegos (firewalls), antispam y mecanismos que hacen posible optimizar los sistemas.

• Cooperación y asociatividad. Encuesta #6.a: Dado los altos costos que representa el proceso de internacionalización para la PyME, resulta fundamental establecer alianzas y formas asociativas con empresas de otros países. La participación en Internet facilita y acelera este proceso. A través de la red se pueden localizar socios y aliados con lo que se reducen los costos de traslado, estudios e inversión. Obviamente, previo al uso de las TIT lo que se requiere es la decisión y convicción del empresario de querer abrirse a los mercados amplios que brinda la globalización.

. Dinamizadores Externos. Encuesta #6.b: Es importante que el empresario comprenda, evalúe, conozca y explore todas las posibilidades que los dinamizadores externos disponibles abren; es fundamental que esté al tanto del provecho que la empresa, en un momento dado, está sacando de los mismos. Empresas proveedoras de nuevas tecnologías. Las grandes y pequeñas empresas proveedoras de servicios de telecomunicaciones, en todas sus modalidades, están interesadas en apoyar el proceso de expansión e inclusión de las nuevas tecnologías e Internet.

. Gobierno electrónico y negocios. Encuesta #6.c: Las posibilidades que se abren desde el gobierno electrónico son múltiples e incluye aspectos como:

• Información

• Acceso al financiamiento

• Formación

• Pago de impuestos

• Trámites para crear la empresa y para el pago de impuestos

• Creación de marcos jurídicos que le facilitan la adopción de las TI

Para las empresas de menor dimensión el desarrollo de lo que se conoce como gobierno electrónico es de enorme importancia y utilidad. La capacidad de compra del Estado, a través de Internet, constituye un importante mercado, el cual se democratiza a través de la red.

e. FASE V: Implantación de Internet y Nuevas Tecnologías en la empresa: El plan debería, preferiblemente, presentarse por escrito para poder evaluar, de modo más preciso, su ejecución y los resultados que se alcanzan. La implantación de la estrategia contempla desde la adquisición de equipos, pasando por la creación de redes y la formación del capital humano. Durante el proceso de implantación surgirán discrepancias entre lo planificado y lo ejecutado y de allí derivará la necesidad de realizar ajustes pertinentes y el rediseño del nuevo plan de acción. Se trata de un proceso continuo y sistemático.

5. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).

El estadio de una empresa dependerá de nivel de las TIT que posea:
Una empresa PYME se encuentra en el Estadio 1 sin Infraestructura-Desconectado, se encuentra en el NIVEL A es cuando no tiene información y desconectada y el NIVEL B es con información y desconectada de la tecnología.
Aquella empresa que se encuentra en el Estadio 2 y 3 que son con conexiones elementales y conectadas con programas básicos, se relaciona con el NIVEL C de una empresa por disponer de información y estar conectado pero usando programas generales y básicos.
Las empresas que poseen mayor comercialización y desarrollo se encuentran en el estadio 4 donde están conectadas, aplican software especializado, páginas web y comercio electrónico se ubican en el Nivel D dentro de las TIT por tener al máximo las posibilidades y utiliza programas especializados.

6. Conclusiones del tema.

Desde nuestra perspectiva, la tecnología es una herramienta para el progreso de las sociedades. Como en la práctica totalidad de los sectores, las tecnologías basadas en las telecomunicaciones son hoy un elemento fundamental en la dinámica de una organización humanitaria. Los adelantos experimentados por la tecnología brindan enormes oportunidades para el desarrollo humano y la acción de las organizaciones humanitarias. Lograr esa potencialidad depende, evidentemente, de la forma en que se usa la tecnología y esto precisa el concurso de diferentes actores y un análisis que incluya también perspectivas sociológicas, éticas, humanísticas y políticas.